Pandemia, isolamento social, prevenção ao contágio do Coronavírus… todos esses fatores seguem influenciando as rotinas de pessoas e empresas, que se veem obrigadas a repensar seus processos diariamente.
As mudanças são inúmeras, mas a transição do mundo físico ao mundo virtual – que já é uma realidade há tempos – deu um salto ainda maior e trouxe à tona uma nova maneira de assinar contratos: a assinatura digital.
Mencionamos “nova” porque nas circunstâncias atuais, muitas vezes ela é a única alternativa possível para viabilizar o negócio. Mas vale lembrar que muitas imobiliárias e inquilinos já adotaram esse formato antes mesmo disso tudo.
De qualquer forma, se esse não é o seu caso, reunimos aqui várias informações e dicas importantes para deixar você mais seguro ao optar por assinar seus contratos digitalmente.
O QUE É ASSINATURA DIGITAL? ELA DE FATO TEM VALIDADE JURÍDICA?
Bom, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Certificada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), ela é considerada uma forma segura de assinar um documento digital. Isso porque a ICP-Brasil é um órgão que comprova a autoria da firma e utiliza criptografia para associar o documento assinado ao usuário. Sendo assim, ela é válida e equivale a uma assinatura de próprio punho, reconhecida em cartório.
Se surgirem dúvidas em seu processo de locação, recomendamos consultar a Medida Provisória 2.200- 2/2001. Sim, 2001! Embora seja uma tendência da pandemia, as assinaturas digitais já são reconhecidas há mais de 20 anos e algumas imobiliárias já utilizam há algum tempo, como citamos acima.
Pode ficar tranquilo!
OK! MAS E NA PRÁTICA, COMO ASSINAR UM CONTRATO DIGITALMENTE?
Em primeiro lugar, você precisa buscar uma Autoridade Certificadora, que é uma instituição responsável pela emissão dos certificados digitais.
Depois de escolher a sua, basta preencher um formulário de inscrição com as suas informações, assinatura e todos os documentos obrigatórios. Algumas vezes, além de apresentar os documentos, é necessário passar pela validação presencial que consiste no processo de cadastramento biométrico (fotografia e digitais).
Tendo isso, sua empresa pode assinar digitalmente qualquer tipo de arquivo digital, seja imagem, Excel, PDF, Word, entre outros. Sendo os dois últimos os mais utilizados.
Confira o passo a passo:
- PDF: Ferramentas > Certificados> Abrir>Assinar Digitalmente> (Demarque o espaço onde ficará sua assinatura)> Selecione a sua assinatura > Continuar> Assinar > (digite sua senha)>Salvar. Pronto, seu PDF estará assinado digitalmente!
- Word: Arquivo > Proteger o Documento > Adicionar uma Assinatura Digital > (Preencha a próxima janela com a opção mais adequada)> (Informe o objetivo da assinatura do documento) > Selecione o seu Certificado Digital > Assinar > (digite sua senha)> Salvar. Pronto, seu Word estará assinado digitalmente!
Importante! Caso o inquilino e o proprietário não tenham o Certificado Digital,você pode disponibilizar duas formas viáveis para que o seu contrato seja assinado com agilidade, validade jurídica e viável, são elas:
- Contar com uma plataforma de assinatura eletrônica na qual o contrato pode ser assinado por e-mail, SMS ou WhatsApp. Basta que sua imobiliária envie o caminho da plataforma personalizada para cada signatário, com garantia de criptografia, múltiplos pontos de autenticação, registro de data e hora dos eventos e, reforçando, com validade jurídica, pautada em todas as normas que regulam a prática, previstas nas medidas provisórias 983 de 2020 e 2020-2 de 2001.
- Disponibilizar um Selo Digital e ter o amparo de um cartório para cada assinatura. Eles podem ser digitais e com um nível até maior de segurança e transparência. É só você procurar por uma empresa de gestão de contratos e com um custo baixo você poderá ter a gestão de todos os seus contratos e disponibilizar chaves para que os demais assinantes possam utilizar desta forma, bastando uma visita em cartório. Mas, lembramos: O selo é algo a mais, a 1ª opção já é totalmente válida e aceita juridicamente!
7 VANTAGENS DA ASSINATURA DIGITAL
Ainda não está convencido sobre a assinatura digital? Listamos abaixo algumas vantagens de incluí-la em sua rotina:
- Agilidade;
- Diminuição de custos;
- Diminuição no tempo de assinatura de contratos (compra e locação);
- Facilidade na gestão contratual e gerenciamento das assinaturas;
- Sua imobiliária ativa em qualquer hora ou lugar (na assinatura de contratos);
- Redução na burocracia, papelada e funcionários;
- Facilidade ao seu cliente.
Esperamos ter ajudado! Em caso de dúvidas, fale com a gente.
